Analyse van het document
Titel en Samenvatting:
Het voorstel betreft een "Budget voorstel upgrade software bezwaren applicatie". Het doel is om de huidige bezwaren en klachten applicatie te vervangen door een SAAS-oplossing (cloud applicatie). Dit is noodzakelijk omdat de huidige "on premise" software verouderd is en uit faseert. Het voorstel vraagt om een incidenteel budget van €90.299 voor 2023, te dekken uit de algemene reserve, om de software te optimaliseren en te migreren naar de cloud. Dit project beoogt efficiëntere en veiligere processen voor de afhandeling van bezwaarschriften, met als resultaat zorgvuldige besluitvorming en verbeterde digitale communicatie met behoud van de menselijke maat.
Volledigheid van het Voorstel:
Het voorstel is redelijk volledig. Het bevat een duidelijke probleemstelling, een beoogd effect, argumenten voor de verandering, financiële implicaties, en een risicoanalyse. Echter, meer gedetailleerde informatie over de implementatieplanning en specifieke meetbare doelen zou de volledigheid kunnen verbeteren.
Rol van de Raad:
De raad moet beslissen over de toekenning van het incidentele budget en de bijbehorende begrotingswijziging. De raad speelt een cruciale rol in het goedkeuren van de financiële middelen en het waarborgen dat het project aansluit bij de gemeentelijke doelen.
Politieke Keuzes:
De raad moet kiezen of ze de investering in de nieuwe SAAS-oplossing willen goedkeuren, gezien de impact op de algemene reserve en het weerstandsvermogen. Er moet ook worden overwogen of de voorgestelde veranderingen voldoende bijdragen aan de gemeentelijke doelen op het gebied van digitalisering en dienstverlening.
SMART Analyse en Inconsistenties:
Het voorstel is niet volledig SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). Hoewel het specifiek en tijdgebonden is, ontbreken meetbare doelen en een gedetailleerde implementatieplanning. Er zijn geen duidelijke inconsistenties, maar de financiële besparingen worden niet gekwantificeerd.
Besluit van de Raad:
De raad moet besluiten of ze het voorgestelde budget van €90.299 willen goedkeuren voor de upgrade en migratie van de software naar een SAAS-oplossing.
Participatie:
Het voorstel vermeldt dat de interne organisatie wordt meegenomen in de implementatie en dat er communicatie georganiseerd wordt zodra externe processen veranderen. Er is een communicatieplan opgenomen in het projectplan.
Duurzaamheid:
Duurzaamheid is relevant in de context van papierloos werken, wat bijdraagt aan milieubesparing door minder papier- en inktgebruik en lagere verzendkosten.
Financiële Gevolgen:
De financiële gevolgen omvatten een eenmalige investering van €90.299, te dekken uit de algemene reserve, wat invloed heeft op het weerstandsvermogen. Structurele kosten voor licenties en onderhoud blijven gelijk. De besparingen door papierloos werken zijn moeilijk te kwantificeren, maar er wordt verwacht dat deze op lange termijn voordelig zijn.
