Gemeente Heerenveen zet stap naar de cloud: "Een noodzakelijke investering"
Let op: AI kan fouten maken. Dit artikel is nog niet gecontroleerd door de griffie.
De gemeenteraad van Heerenveen debatteerde over een voorstel om de verouderde bezwaren en klachten software te vervangen door een moderne cloud-gebaseerde oplossing. Het plan vraagt om een eenmalige investering van €90.299 uit de algemene reserve.
Politiekverslaggever Rijk de Bat
Tijdens de raadsvergadering werd het voorstel om de huidige software voor bezwaren en klachten te upgraden naar een cloud-gebaseerde oplossing uitvoerig besproken. De noodzaak van de investering werd door de meeste raadsleden erkend, maar er waren ook kritische noten over de timing en de bredere ICT-strategie van de gemeente.
Bernhard Hoekstra opende de discussie met een kritische blik op de manier waarop ICT-projecten vaak ad hoc worden gepresenteerd. "Heel vaak komt het hap snap onze kant op," merkte hij op. Hoekstra benadrukte dat hoewel de stap naar de cloud noodzakelijk is, de gemeente niet gedwongen moet worden door de markt. "Het is belangrijk om als gemeente Heerenveen vooraan te staan en je niet te laten dwingen door de leveranciers."
Wethouder Hedwich Rinkes erkende de zorgen en benadrukte dat het huidige voorstel een lokale oplossing betreft die snel moet worden geïmplementeerd vanwege de verouderde software. "We willen vanuit een visie werken en integrale keuzes maken, maar dat is nu nog niet rond," legde Rinkes uit. Ze verzekerde de raad dat de nieuwe oplossing onderdeel zal zijn van een bredere ICT-visie die later dit jaar wordt gepresenteerd.
vroeg zich af of de huidige keuze in lijn is met de toekomstige visie van de gemeente. Rinkes antwoordde dat de cloud-oplossing zeker in de bredere visie past en dat het college zich bewust is van de noodzaak om ICT-vraagstukken op een meer omvattende manier aan te pakken.
Ondanks de kritische vragen, was er brede steun voor het voorstel. Het werd uiteindelijk als hamerstuk naar de volgende raadsvergadering doorgestuurd, met de kanttekening dat de raad met smart wacht op de bredere ICT-visie van de gemeente. "Dit is een noodzakelijke investering," concludeerde Rinkes, "maar we moeten ook vooruitkijken naar een meer strategische aanpak."
Samenvatting van het voorstel
Er ligt een voorstel voor de gemeenteraad om de huidige bezwaren en klachten software te vervangen door een cloud-gebaseerde oplossing. Het plan vraagt om een eenmalig budget van €90.299 uit de algemene reserve voor 2023. Dit bedrag is bedoeld voor de optimalisatie en implementatie van de nieuwe software. De huidige software is verouderd en wordt niet langer ondersteund, wat risico's met zich meebrengt voor de veiligheid van gevoelige gegevens. De nieuwe oplossing moet zorgen voor efficiëntere en snellere communicatie met behoud van de menselijke maat. Het project omvat ook het verbeteren van werkprocessen en sjablonen, en het trainen van medewerkers. Hoewel er initiële investeringen nodig zijn, verwacht men op termijn besparingen door papierloos werken en lagere verzendkosten. Er is geen aanbestedingstraject nodig, waardoor de implementatie snel kan starten na goedkeuring van het budget.
Samenvatting: Het voorstel betreft een budgetaanvraag voor de upgrade van software die gebruikt wordt voor de afhandeling van bezwaren en klachten binnen de gemeente. De huidige softwareversie wordt niet langer ondersteund, wat risico's met zich meebrengt, vooral op het gebied van beveiliging en toekomstige wetgevingswijzigingen. De gemeente wil overstappen naar een webversie die eenvoudiger en goedkoper aanpasbaar is. Het voorstel beoogt ook een bredere reservering voor software-upgrades in het meerjarenplan (MJP) om frequente afzonderlijke budgetaanvragen te vermijden.
Oordeel over de volledigheid
Het voorstel is redelijk volledig, maar mist gedetailleerde financiële informatie en een concrete tijdlijn voor de implementatie van de upgrade.
Rol van de Raad
De raad moet het budget goedkeuren en beslissen over de voorgestelde bredere reservering voor toekomstige software-upgrades.
Politieke Keuzes
De raad moet kiezen tussen het goedkeuren van een eenmalige budgetaanvraag of het instemmen met een structurele reservering voor software-upgrades in het MJP.
SMART Analyse en Inconsistenties
Het voorstel is niet volledig SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). Het mist specifieke financiële details en een tijdsgebonden plan voor de upgrade. Er zijn geen duidelijke meetbare doelen of evaluatiecriteria opgenomen.
Besluit van de Raad
De raad moet beslissen of ze het gevraagde budget goedkeuren en of ze instemmen met de voorgestelde bredere reservering voor software-upgrades.
Participatie
Het voorstel vermeldt geen specifieke participatie van burgers of andere belanghebbenden in het besluitvormingsproces.
Duurzaamheid
Duurzaamheid wordt niet expliciet genoemd als een relevant onderwerp in dit voorstel.
Financiële Gevolgen
De financiële gevolgen worden niet gedetailleerd besproken. Er wordt wel aangegeven dat de hoogte van de reservering is ingeschat op basis van eerdere aanvragen, maar specifieke bedragen of dekkingsbronnen worden niet genoemd.
Dossier vormen
Typ of selecteer een zoekterm, voeg optioneel een of meer alternatieven toe (komma gescheiden) en verfijn de zoekopdracht naar behoefte met extra zoektermen.
Titel en Samenvatting:
Het voorstel betreft een "Budget voorstel upgrade software bezwaren applicatie". Het doel is om de huidige bezwaren en klachten applicatie te vervangen door een SAAS-oplossing (cloud applicatie). Dit is noodzakelijk omdat de huidige "on premise" software verouderd is en uit faseert. Het voorstel vraagt om een incidenteel budget van €90.299 voor 2023, te dekken uit de algemene reserve, om de software te optimaliseren en te migreren naar de cloud. Dit project beoogt efficiëntere en veiligere processen voor de afhandeling van bezwaarschriften, met als resultaat zorgvuldige besluitvorming en verbeterde digitale communicatie met behoud van de menselijke maat.
Volledigheid van het Voorstel:
Het voorstel is redelijk volledig. Het bevat een duidelijke probleemstelling, een beoogd effect, argumenten voor de verandering, financiële implicaties, en een risicoanalyse. Echter, meer gedetailleerde informatie over de implementatieplanning en specifieke meetbare doelen zou de volledigheid kunnen verbeteren.
Rol van de Raad:
De raad moet beslissen over de toekenning van het incidentele budget en de bijbehorende begrotingswijziging. De raad speelt een cruciale rol in het goedkeuren van de financiële middelen en het waarborgen dat het project aansluit bij de gemeentelijke doelen.
Politieke Keuzes:
De raad moet kiezen of ze de investering in de nieuwe SAAS-oplossing willen goedkeuren, gezien de impact op de algemene reserve en het weerstandsvermogen. Er moet ook worden overwogen of de voorgestelde veranderingen voldoende bijdragen aan de gemeentelijke doelen op het gebied van digitalisering en dienstverlening.
SMART Analyse en Inconsistenties:
Het voorstel is niet volledig SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). Hoewel het specifiek en tijdgebonden is, ontbreken meetbare doelen en een gedetailleerde implementatieplanning. Er zijn geen duidelijke inconsistenties, maar de financiële besparingen worden niet gekwantificeerd.
Besluit van de Raad:
De raad moet besluiten of ze het voorgestelde budget van €90.299 willen goedkeuren voor de upgrade en migratie van de software naar een SAAS-oplossing.
Participatie:
Het voorstel vermeldt dat de interne organisatie wordt meegenomen in de implementatie en dat er communicatie georganiseerd wordt zodra externe processen veranderen. Er is een communicatieplan opgenomen in het projectplan.
Duurzaamheid:
Duurzaamheid is relevant in de context van papierloos werken, wat bijdraagt aan milieubesparing door minder papier- en inktgebruik en lagere verzendkosten.
Financiële Gevolgen:
De financiële gevolgen omvatten een eenmalige investering van €90.299, te dekken uit de algemene reserve, wat invloed heeft op het weerstandsvermogen. Structurele kosten voor licenties en onderhoud blijven gelijk. De besparingen door papierloos werken zijn moeilijk te kwantificeren, maar er wordt verwacht dat deze op lange termijn voordelig zijn.
Dossier vormen
Typ of selecteer een zoekterm, voeg optioneel een of meer alternatieven toe (komma gescheiden) en verfijn de zoekopdracht naar behoefte met extra zoektermen.
